15.03.2017
Автор Nina Stoyanova
0

Организирането на конференция или друго събитие винаги започва с избор на конферентна зала. Планирането на цялостното протичане на мероприятието е от огромно значение, за да мина всичко гладко и без проблеми. На какви моменти е задължително да се наблегне по – сериозно при подреждането и подготовката на конферентната зала? Ето основните:
– Избор на подреждане да залата. В зависимост от типа събитие и броя на присъстващите може да се избере и съответната подредба. Различните варианти като класна стая, амфитеатрално разположение или П-образно подреждане зависи от определянето на броя на гостите и същността на мероприятието. При подреждане е добре да се провери дали има достатъчното пространство за всеки участник. Задължително е да бъде предвидено място за съхранение на връхни дрехи за да не пречат по време на събитието. Също така всяко обособено място за работа е задължително да бъде оборудвано с всички подготвени предварително различни материали по темата на мероприятието.
– Тестване на техниката. Задължително условие при подготвянето на мероприятие в конферентна зала е предварителното тестване на техническите средства, които ще бъдат използвани. Ако при презентацията ще има включване на видео клипове трябва да се провери звука и акустиката на залата. Когато говорителят ще се изяви пред по – широка аудитория е най – добре да се ползва микрофон, за да може да се чува дори и в най – далечните ъгли на залата. Включването на проектор е добре да се настой предварително, за да се провери видимостта от всички страни и да се нагласи най – доброто ниво за виждане от присъстващите. При наличие на чужди гости всеки посетител на събитието трябва да разполага със слушалки за симултанен превод или преводач, който да се чува от всички. Всички слушалки задължително се проверяват и поставят на всяко обособено място в конферентната зала. Добре е да има резервни батерии за дистанционни, резервни микрофони и човек, който да може да включи или изключи дадено техническо средство, когато то вече не е необходимо.
– Подготовка на материали. Задължително е да има подсигурени средства за водене на записки от участниците. Тетрадка или пад, химикалка, предварително подготвени материали като прес релийзи, програма на събитието, лекторите и тяхна биография – всичко, което би помогнало на участниците да се ориентират по – добре в средата. За по – дълги обучения или семинари е най – добре да се подготвят програми за всеки един от участниците, в които да са упоменати подробно блоковете с лекции, кафе – паузите и съответно времето за обяд когато е предвидено такова.
– Указателни табели за гостите. Най – добрият вариант е да има достатъчно добре оформени насочващи табели към съответната конферентна зала, както и точно определение на местата за регистрация и настаняване. Може да се ангажират служители от компанията, които да се заемат с посрещането и настаняването на гостите. Така се избягват неловките ситуации на лутане и търсене на място за сядане или гардероб за оставяне на дрехите. При регистрация за събитието всеки гост трябва да има къде да се запише и да посочи свои електронен адрес, за да може да се изпратят допълнителни материали във вид на лекции, презентации, въпросници след края на събитието.
– Резервни места и материали. Когато точния брой на присъстващите не е съвсем ясен задължително трябва да се предвидят резервни места за сядане и материали. Така ще се избегне възможността някои закъснял участник да остане без място в конферентната зала или да няма как да си води записки.
– Напитки по време на събитието. Има два варианта – на всеки участник индивидуално да бъде сервирано кафе или чай и минерална вода, като те се поставят на обособеното място за сядане. Другият вариант е да има обща маса в или извън конферентната зала – в зависимост от типа събитие и през почивката всеки участник да вземе каквото иска. При провеждане на кафе – паузите извън конферентната зала може да се помисли и за кетъринг.
За да се получи едно събитие добро откъм организационна гледна точка всички ангажирани с него задължително трябва да знаят своите функции и роля в него. Предварителната проверка на всичко в конферентната зала е от особено значение, за да се избегнат неприятни ситуации като неработещи технически средства или недостатъчно място.

Вашият коментар