Конферетни зали: Как да проведем нашето мероприятие успешно?

Конферентният туризъм става все по-популярен по света, но и у нас. Хора от всички бизнес сфери се събират заедно за форуми, срещи, консултации, преговори, презентации, изложения, конгреси, симпозиуми и много други събития. В такива случаи е изключително важно събитието да се проведе на подходящо място като конферентни зали.

Къде да проведем нашето събитие?

Най-добрият вариант за организиране на такова събитие е наемането на конферентна зала в хотел, който да подсигури и настаняването на участниците. Бизнесмените вече не са доволни от настаняване в хотел с категория под 4 звезди, затова наемането на конферентни зали в бизнес хотел е перфектния вариант за целта. Там ще ви бъдат осигурени всички необходими условия за хранене и престой, при това събитието ще съвпада с мястото за настаняване на гостите.

Защо точно бизнес хотел?

Ползването на ресторант

Освен възможността за ползване на различни по капацитет конферентни зали, бизнес хотелът има и собствен ресторант, който ще се погрижи за изключителното кулинарно преживяване на посетителите. Там се готвят ястия от различни национални кухни и се сервират напитки, които ще допринесат за ситостта и доброто настроение на участниците в събитието. И тъй като общата маса сближава хората, ресторантът ще съдейства за това посетителите да станат приятели до края на събитието.

Ползването на различни хотелски услуги

Наемането на конферентни зали в бизнес хотел има още едно голямо предимство.  Участниците в мероприятието ще имат възможността да се възползват от всички услуги, предлагани от хотела. Такива са закритият вътрешен басейн, спа салон с термо зона и спа терапии, салон за красота, фитнес зала и други удобства, които ще обогатя преживяването на участниците от една страна, а от друга ще допринесат за ползотворната им почивка и развлечение след уморителните часове, прекарани в конферентната зала.

Конферентни зали в бизнес хотел

Подходящите конферентни зали предоставят ползотворна и творческа обстановка. Те трябва да са перфектно климатизирани и оборудвани с всички необходими технологии за спокойното и успешно провеждане на мероприятието. В допълнение персоналът на хотела ще ви окаже цялото необходимо съдействие за кетъринга на гостите. За целта е необходимо между организатора и хотела да има постоянна комуникация. Това до голяма степен ще улесни подготовката за събитието.

Наемането на голяма конферентна зала

С какви удобства трябва да разполага голяма конферентна зала?

На първо място голямата конферентна зала трябва да е с капацитет над 100 места, да е оборудвана с екран, мултимедиен проектор и озвучителна техника. Предимство е наличието и на плазмен телевизор с широк екран, както и на флипчарт.

Повечето конферентни зали предлагат също ксерокс и скенер услуги на присъстващите.

Конферентните зали в хотелите са с различен капацитет според целта и мащаба на мероприятието, което предстои да се провежда. Ако планирате събитие, на което да поканите повече от 100 души, ви е необходима голяма конферентна зала, снабдена с оптималните решения за успешното провеждане на събитието.

Независимо дали това е бизнес презентация, корпоративна проява, семинар, обучение или друг вид бизнес мероприятие, конферентните зали са предназначени именно с цел да задоволят нуждите на едно такова мащабно събиране. Тяхното техническо оборудване и безплатен безжичен интернет достъп са предназначени да предоставят максимален комфорт на всички участници в събитието.

Изберете персонал, който да е на Ваше разположение по всяко време

За безпроблемното провеждане на вашето събитие особено значение играе съдействието на персонала. Екипът трябва да се ангажира с уточняването и осъществяването на всички детайли по събитието и да посрещне както вашите нужди, така и тези на гостите на събитието. Това до голяма степен ще облекчи натоварване по организацията и ще ви предостави повече време да се концентрирате върху по-важни неща.

Не забравяйте да попитате за отстъпка в цената, ако планирате периодично да провеждате подобни събития в същата конферентна зала.

Каква подредба на конферентна зала да търсите?

Това е гъвкав въпрос, тъй като залата винаги може да бъде преподредена според нуждите на конкретното събитие. Обикновено всички конферентни зали използват подредба на столовете тип кино салон. Ако желаете различен начин на подредба, можете да се обърнете към екипа с вашата идея. Ако желаете допълнителна декорация, тя също може да бъде добавена към избраната конферентна зала.

Обикновено при организирането на партита, коктейли или корпоративни събития е необходима специална украса на залата, която се осъществява от професионалния екип на хотела. Персоналът предлага също е пълен кетъринг, който да обслужва гостите, както и музикално озвучаване на събитието. Ако събитието ви е свързано с водещ и диджей, отново можете да се свържете с персонала за съдействие.

Наемане на конферентна зала: За какви неща да внимаваме?

Ако ви предстои търсене на подходяща конферентна зала за вашите събития, трябва да се запознаете с минималните изисквания на такова помещение. С какво такава зала трябва да е оборудвана, за да ви предостави максимално удобство.

Техническо обезпечение на конферентна зала

Задължително е наличието на безжичен интернет, който хотелите осигуряват безплатно на своята територия. Когато избирате конферентна зала за събитието си, проверете качеството на интернета и връзката.

Ако не предвиждате да ползвате собствен лаптоп за презентацията, трябва да попитате за наличието на компютър в конферентната зала. По този начин ще можете предварително да качите всичките си презентации е да ги ползвате по време на събитието. В случай, че предпочитате да носите собствен лаптоп, не забравяйте да тествате предварително всички връзки с останалите системи за презентация. Това ще спести неприятни моменти по време на събитието.

Прожекционният екран е задължителен елемент, кой трябва да присъства в избраната от вас конферентна зала. Той трябва да е разположен в централната част, така че всички присъстващи да има добра видимост към него.

Ако вашето мащабно събитие предвижда гости от чужбина, вероятно трябва да се погрижите за техния превод, при което ще ви са необходими слушалки за симулативен превод. Такива слушалки са налични в повечето конферентни зали, а хотелът обикновено съдейства за наемането на преводачи.

Конферентната зала трябва да съдържа конферентна маса, бяла дъска за писане с маркер, блок за флипчарт и други подобни техники, които ще са ви от полза.

Друго условие е наличието на столове с маси, което е много удобно за по-дълги конференции и семинари. На тях гостите ще могат да си водят записки и ще са способни по-продължително да задържат вниманието си върху темата и говорителя. В някои конферентни зали има предоставени пособия за писане – листи, писалки, моливи, гуми и други.

В допълнение бихте могли да попитате кои услуги на хотела биха могли да се ползват с отстъпка от гостите на вашето мероприятие. Ако имате такава договорка с хотела на избраната от вас конферентна зала, това ще привлече още повече посетители на събитието, което планирате да организирате.

Какво представлява почивката в Бизнес хотел?

Бизнес хотелът дава страхотна възможност на туристите да съчетаят деловата визита с пълноценна ваканция и отдих. За целта, когато им предстои участие в бизнес среща, симпозиум, конференция или друго бизнес събитие, те предпочитат да пътуват с цялото си семейство и да отседнат в бизнес хотел. Докато трае събитието, семейството ви може да се наслади на всички удобства, предлагани в този 4-звезден хотел.

Като бизнесмени, вие знаете, че планирането е най-важната стъпка за да се гарантира безпроблемното протичане на едно събитие. Затова ви предлагаме да планирате програмата на вашето бизнес посещение в друг град или страна, което ще съчетаете с почивка в бизнес хотел.

Как да планираме пътуването си на бизнес събитие?

На първо място трябва да проверите и синхронизирате всички часове – на пътуването, настаняването, началото на бизнес събитието, както и от пътуването, за да си спестите стреса и притесненията при пристигане.

Разпределете времето си на местопребиванието по часове, за да отделите достатъчно време и за почивка, обиколки на района, посещение на местни забележителности, разходки с децата и спа услуги.

Ако предпочитате, бихте могли да използвате приложения за планиране на времето, които да ви напомнят за всяко предстоящо събитие.

Подгответе всичко предварително

Тази подготовка включват всички договори, оферти, презентации и всякаква допълнителна информация, която би ви била необходима на място. Следващият етап е резервирането на бизнес хотел, за да сте сигурни, че за вас има подготвено място, където да се настаните.

Организирайте предварително пътуването си, като изберете подходящия вид транспорт. Ако това е автобус, влак или самолет, купете предварително билетите си.

Погрижете се за работите в офиса по време на вашето отсъствие. Ако е необходимо раздайте на служителите инструкции, напишете напомнящи бележки или им подпомогнете по друг начин да ще ви заместят ефективно, докато сте на почивката.

Осигурете приятно прекарване на семейството си

Докато сте на бизнес събитието, се уверете, че останалата част от семейството ви си прекарва добре на почивката. Бизнес хотелите дават многобройни възможности за осъществяване на това. Гостите на хотела могат да използват спа център, басейн, джакузи, фитнес зала и други специални услуги, а за прегладнелите е наличен ресторант, където могат да се насладят на майсторски приготвени ястия.

Scroll Up