Как можем да се възползваме от наемането на конферентна зала?

Конферентната зала е идеално помещение, предназначено за организирането на семинари, конференции, частни събития и други, като осигурява приятна и комфортна обстановка. Елегантният стил на конферентната зала повлиява върху настроението на посетителите и придава важност и официалност на организираното събитие.

Капацитет на конферентните зали

Повечето конферентни зали са мултифункционални, което означава, че можете да се възползвате от различната подредба на столовете, за да организирате събития с най-различен характер. Някои са разположени на по-високите етажи на хотелите с предназначението осигуряват прекрасна панорама към града или към природна местност, когато хотелът се намира в покрайнините на града.

Различните зали разполагат с различен брой места и според техния капацитет трябва да избирате подходящата конферентна зала за предвиденото от Вас събитие. Средно повечето предоставят от 100 до 200 места. Те обикновено са звуко- и шумоизолирани, за да предложат оптимални условия за безпроблемно и необезпокоявано протичане на събитието.

Какво оборудване трябва да притежава една многофункционална конферентна зала?

Модерното обзавеждане е задължителен елемент на многофункционалната конферентна зала. Тя трябва да предлага съвременна аудио-визуална и комуникационна техника, включително екран, мултимедия, озвучаване, микрофони и интернет. Ако предвиждате симпозиум или семинар, на който да присъстват чуждестранни гости, ще са Ви необходими и кабини за симултанен превод. Ако това е така, потърсете хотел, който би могъл да Ви предостави такава услуга срещу допълнително заплащане. Към задължителното оборудване на конферентната зала спадат и лаптопи, маркери, флипчарт и други аксесоари, необходими за специалния повод, който организирате.

Не са малко и конферентните зали, които разполагат с лоби бар, оборудван с всякакви видове освежителни напитки, от които посетителите могат да се възползват по време на почивките. Хотелът може да Ви помогне да организирате работни обяди, коктейли и кафе паузи, с които да осигурите удобството на гостите.

Всяка конферентна зала трябва да е добре климатизирана и обезпечена за всякакви климатични условия навън. Предимство е разполагането с гардеробна, зона за регистрация на участниците, удобна и мека мебел в мястото за почивка. Една такава конферентна зала е изключително подходяща за провеждането на симпозиуми, семинари, работни срещи, бизнес събития, лични събития, презентации и други.

Ако Ви предстои организирането на специално мащабно събитие, потърсете всички възможни варианти във Вашия град, за да попаднете на най-подходящата конферентна зала.

Какво да търсите когато избирате конферентна зала?

Изборът на подходяща конферентна зала за вашето събитие съвсем не е лесен, като се вземе предвид огромния брой налични зали, особено ако предвиждате вашето събитие да бъде провеждано в голям град. Столицата и останалите големи градове в България са идеално място за организирането не само на мащабни събития, но и на мероприятия с по-ограничен брой посетители. В такъв случай ето някои насоки, които да ви помогнат правилно да изберете вашата конферентна зала.

Съдействие при организирането на събитието

Уверете се, че хотелът, където се намира избраната от вас конферентна зала, ще ви окаже пълно съдействие при организирането на събитието. Те имат голям опит в това и ако помогнат с организацията, това ще гарантира не само вашето спокойствие, но и успешното преминаване на събитието.

Достъп до цялото необходимо оборудване

Предварително се уверете, че в цената, която плащате за конферентната зала, е включен достъп до цялото оборудване, така че да не се налага допълнително да плащате за него.

Следете за наличието на офис услуги, ако такива ще ви са необходими по време на събитието. Те включват сканиране, копиране, принтиране, различни канцеларски материали и пособия, за които трябва да направите предварителна уговорка с хотела.

Възможност за настаняване в същия хотел и ползване на услугите му

Ако гостите ви пътуват от чужбина или от друг град, изберете конферентна зала в хотел, където има свободни стаи за гостите и където те се предлагат на преференциални цени. Това ще спести много главоболия, пътувания и време на гостите на събитието, които могат да се оттеглят в стаите си за почивка и по време на паузите преди следващия ангажимент.

Уговорете с хотела възможността гостите на събитието да използват допълнителни услуги, като лоби бар, фитнес и спа център.

Ако изберете конферентна зала в четиризвезден хотел, той би могъл да ви предложи възможност за кетъринг или вечеря. И двете опции са голямо предимство след напрегнат работен ден.

Подходящ капацитет и подредба на вашата конферентна зала

Намерете конферентна зала, която да отговаря на изискванията на събитието, което ви предстои да проведете – откъм капацитет и подредба. Направете всички предварителни уговорки и подготовка, за да сте спокойни, че гостите ви ще се чувстват комфортно през цялото време, прекарано в избраната конферентна зала.

За какво са предназначени конферентните зали?

Оборудването на конферентна зала представлява модерно решение за провеждането на мащабни събития. Най-модерните конферентни зали съдържат висококачествени екоматериали и обзавеждане от световни и европейски престижни марки.

Много конферентни зали са оборудвани със самостоятелни работни места, състоящи се от бюра и удобни меки столове. Някои от тях са снабдени и с компютри или лаптопи за участниците. Винаги ще намерите професионално озвучаване и прожекционен екран, на който да представите вашата презентация.
Допълнително могат да ви бъдат осигурени следните удобства, ако ги заявите предварително: флипчарт, безжични или дискусионни микрофони, видео или аудио записи, техническа поддръжка, техника за мултимедийна презентация и др.

В зависимост от големината и предназначението си, конферентните зали биват три вида

  • Големи конферентни зали
    Големите конферентни зали предлагат до около 500 – 600 седящи места. Такива зали са предназначени за симпозиуми, конференции, обучения, семинари, базари, ревюта и дори танцови представления. Просторните фоайета пред тези зали са също подходящи за провеждането на специални събития, като изложби, изграждане на щандове и рекламни банери, коктейли за различни събития, регистрация на участниците и за кафе паузи.
  • Средни конферентни зали
    Средните по капацитет конферентни зали предлагат места за 200- 300 души и са подходящи за провеждането на по-малки по мащаб конференции, изложби, семинари и работни срещи. В допълнение тук можете да организирате своите презентации, представяне на книги, работни срещи, тиймбилдинг или дори годишнини.
    Голямата им квадратура дава възможност за организирането на столовете по различни начини или за премахването на всички столове за организиране на спортни събития. Такива зали са идеални и за провеждането на сватби, рождени дни и други семейни събития с повече гости.
  • Малки конферентни зали
    Малките конферентни зали могат да разполагат от 30 до 100 седящи места. Те са подходящи за провеждането на работни срещи, интервюта, уъркшопи, презентации или обучения. Те се отличават със специални технически характеристики и индивидуална визия, която предразполага за процеса на обучение. Интериорът е подбран в спокойни тонове, за да дава креативен заряд на обучаващите се. Изкуственото осветление, когато е необходимо, не е натоварващо и може да се регулира локално.
    Всички конферентни зали са постоянно климатизирани или отоплявани в зависимост от климатичните промени навън, така че да осигуряват ползотворна работна среда.

Големи бизнес събития – фирменият тренинг

Истински вълнуващо и много интересно емоционално, а и не само преживяване е фирменото или корпоративното обучение. В последните години и с навлизането на големи особено чужди компании в страната стана популярно фирменото обучение. Тематиката и продължителността на фирмения тренинг варира в зависимост от бизнес профила и търсеното развитие на всяка компания. Най – кратката и популярна форма е фирменият тренинг. Тренингът обикновено е кратък курс, на който се представят или дискутират последни тенденции в дадена област или мениджъри на по – високо ниво обучават служители от по – долните нива на организацията в дадена област или нова технология.
Фирменият тренинг е особено добре изразен в чуждите компании с подразделения в България. В такива фирми обичайната практика е ръководител от централата да пристигне в страната и да проведе еднодневен или двудневен тренинг на служителите от местния клон.

Организиране на фирмен тренинг

Трудностите при организирането на фирмен тренинг започват на първо място с намирането на подходящо място за провеждането му. Когато компанията е голяма, има офиси в няколко различни града и множество служители, но сградният и фонд не позволява разполагането на голям брой хора и се налага търсенето на алтернативни места.
Първото място, което изниква е конферентна зала в луксозен хотел, където може да се поберат по – голям брой присъстващи. А защо да не се обвърже тренинга с настаняването на госта в същия хотел? Предпочитана дестинация за организиране на фирмени тренинги е София. Макар в София нощувките да се намират във всякакви разновидности, една от най – новите и много удобни дестинации е Студентски град.

Някои компании работещи предимно на чуждия пазар ситуират своите офиси или организират своите корпоративни тренинги именно там. В последните години хотелите в и в близост до Студентски град стават все повече. Причините за това явление са основно две – близостта с планината Витоша и новопостроените линии на метрото. Тези фактори предполагат и наличието на хотели в Студентски град, които лесно да обезпечат нарастващите бизнес нужди на този столичен регион.През последните години района на Студентски град става все по – привлекателен за бизнес, защото студентите са една голяма група заети с добри компетенции.

Бизнес хотелът или как фирмения тренинг да мине гладко

Става ли въпрос за фирмен тренинг, особено на компания с голям брой служители бизнес хотелът е точно решение за провеждане на мероприятието. Тренингът на служители на чужда компания, която има свои подразделение в например София, Велико Търново, Пловдив и Варна лесно се превръща в приятна фирмена среща. Голяма част от бързоразвиващият се сектор на аутсорсинг услугите е изпълнен с млади служители. Ето защо провеждането на корпоративния тренинг в бизнес хотел решава няколко проблема:

– Капацитетът на бизнес хотела предполага възможност за настаняване на всички гости от страната, както и лекторът или лекторите от чужбина. Ако преобладаващата част от служилите на столичния филиал са студенти, то е страхотно когато хотелът е в Студентски град. Така те ще бъдат у дома, а същевременно няма да закъсняват за тренинга.
– Лекторът/лекторите ще се чувстват спокойни в бизнес хотела. Те ще имат обособени кътчета за работа, луксозно и удобно обзаведена стая, в която да подготвят презентациите и същевременно няма да им липсва нищо от офис консумативите.
– Бизнес хотелът в Студентски град е на в приятна близост до планината Витоша, на около 10 минути от двата терминала на летището в столицата, центъра на София – когато гостът иска да разгледа богатата култура на града, близо до Интер Експо Център и НДК – ако гостът иска да посети и дадено тематично изложение.
Бизнес хотелът обезпечава фирменото обучение:
– На гостите се предлагат различно оформени и аранжирани конферентни зали, които се променят съобразно техните нужди, броя на обучаемите хора, за презентация, за обучение, за дискусия по групи.
– Пълно техническо обезпечаване – презентационна техника, флипчартове, включително добра интернет връзка – много важно условие, ако се очаква да има включване на лектори онлайн.
– Всякакви видове копирни и факс услуги – когато има нужда от тях.
– Бизнес хотелите винаги могат да предложат организиран обяд или фирмена вечеря, което да ознаменува финала на събитието или пък закуска, която да събере на едно място гостите. За тази вкусна част домакините винаги имат добри идеи, големи възможности и отлични цени, на които да ги осъществят.
– Кафе паузи или лек кетъринг с различни видове хапки и напитки като кафе, чай, вода, сокове.

Изпълнението на фирмено събитие, особено фирмен тренинг с продължителност един или два дни изисква дълга и продължителна организация. Всеки иска да спести време и най – вече финансов ресурс и да концентрира възможно по – голям брой дейности на едно място. Това място е бизнес хотела – той посреща, настанява, организира, изпълнява и изпраща цялото фирмено обучение с максимално съотношение цена – качество.

Scroll Up